Facturation électronique FAQ
Facturation électronique : retrouvez ici toutes les réponses à vos questions, classées par thème : le cadre réglementaire et les obligations, les acteurs de la réforme, le calendrier... mais également des conseils pour vous préparer au mieux !
LE CADRE RÉGLEMENTAIRE
Que signifie la réforme de la facturation électronique ?
La facturation électronique ou e-invoicing représente la manière dont les factures sont générées, transmises et reçues dans un format électronique structuré en vue d’un traitement automatisé. Les factures seront ainsi créées numériquement, transmises via Internet, et archivées/stockées électroniquement pour permettre une plus grande traçabilité des opérations.
Les avantages à cette réforme pour les entreprises sont nombreux : la fin de l’impression, de l’envoi et du stockage physique des factures. Une automatisation du processus et une meilleure gestion des flux de trésorerie qui réduit les éventuelles erreurs et permet un gain de temps précieux.
A noter : Il sera toujours possible de refuser via la plateforme la réception d'une facture (erreur, litige …).
Qui est concerné par cette réforme ?
L’obligation du passage à la facturation électronique concerne toutes les entreprises si l’un des 3 critères suivants est rempli : être assujetti à la TVA*, travailler pour une clientèle professionnelle, réaliser des opérations en France.
*Attention, la réforme s’applique même aux entreprises qui bénéficient du régime de franchise en base de TVA car ce n’est pas parce qu’une entreprise n’est pas redevable de la TVA qu’elle n’y est pas assujettie !
Quel est le calendrier de la réforme ? Quand dois-je être prêt ?
- Au 1er septembre 2026
Toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques.
Les ETI (250 à 4999 salariés) et les grands groupes (5000 salariés et +) devront émettre leurs factures électroniques.
- Au 1er septembre 2027
Les TPE et PME devront émettre leurs factures électroniques.
e-invoicing versus e-reporting ?
- L’e-invoicing est l’autre nom de la facturation électronique.
- L’e-reporting est un document qui contient des informations liées aux ventes et aux transactions financières destiné à la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques).
L’e-reporting vient compléter l’e-invoicing pour les entreprises qui effectuent des ventes en France à des organisations non assujettis (associations, établissements publics…) ou à des particuliers ainsi qu’aux entreprises qui réalisent des ventes dans l’Union Européenne ou à l’international.
LES ACTEURS DE LA RÉFORME
Qu’est-ce que Chorus Pro ?
Chorus Pro est le Portail Public de de Facturation créé pour que les entreprises privées puissent transmettre leurs factures aux administrations publiques.
Qu’est-ce qu’une PDP ?
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est une plateforme créée et administrée par une société privée qui remplit les conditions nécessaires à la gestion de la facturation électronique lui permettant d’obtenir une immatriculation auprès de l’administration fiscale.
Quel est le rôle de l’OD ?
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont des acteurs clés de la facturation électronique. Ceux-ci disposent d’un rôle similaire à celui des PDP, mais sont plus spécifiquement dédiés à la transformation de la facture papier en facture électronique.
Les OD gèrent par exemple la numérisation des factures, leur conversion en un format électronique structuré et leur transmission aux instances appropriées.
Qu’est-ce que le PPF ?
Avec la Loi finance 2024 : l’État a choisi d'abandonner son projet de Portail Public de Facturation.
Ce projet visait à centraliser et à numériser les échanges de factures entre les entreprises et l'administration fiscale au travers d’une plateforme publique gratuite. Suite à cette annonce, les entreprises devront donc avoir recours à des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) privées afin d’émettre et de recevoir des factures électroniques.
En revanche, un annuaire des destinataires des factures électroniques, ainsi qu’un concentrateur des données permettant leur transmission à l’administration fiscale devraient être mis en place par l’État. L'annuaire servira notamment à répertorier toutes les sociétés assujetties à la TVA.
Vous devez mettre en œuvre la facturation électronique dans votre entreprise et vous souhaitez connaître les enjeux et étapes pour préparer pas à pas cette transformation.
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SE PRÉPARER A LA RÉFORME
Pourquoi se préparer dès maintenant ?
Il est essentiel d’anticiper et de planifier son passage à la réforme en amont pour plusieurs raisons :
Bien comprendre la cadre et les exigences légales qui s’appliquent à son entreprise
Commencer à identifier son/ses partenaires et les services qu’ils proposent pour faire le meilleur choix en prenant en compte la facilité d’utilisation, l’interopérabilité entre les systèmes, le coût et le niveau de support…
Préparer et consolider ses données pour vérifier que vous disposez de toutes les informations et que celles-ci sont exactes et complètes (informations fournisseurs, clients…) et en profiter pour nettoyer sa base de données
Former les collaborateurs au nouveau processus de gestion des factures
Certains de vos fournisseurs seront peut-être soumis à la réforme avant vous donc vous devez être prêt !
LES PARTENAIRES DE LA RÉFORME
Comment bien choisir son partenaire ?
Pour une décision éclairée, il est important de faire l’analyse des flux de facturation et d’identifier les différents partenaires et systèmes en place. L’interopérabilité, à savoir la capacité de connexion entre les différents outils et acteurs de la réforme électronique sera une notion clé à prendre en considération.
Quels sont les PDP partenaires de l’administration fiscale ?
A ce jour, plus de 70 entreprises candidates qui s'étaient présentées ont reçu leur « immatriculation sous réserve » par l’administration fiscale. Pour connaître la liste des candidats et leur statut, vous pouvez consulter la Liste des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) enregistrées !
Comment se passe la transmission des factures à mon expert-comptable ?
Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) sont en mesure et certains le font déjà aujourd’hui de mettre en place des API (connecteurs) pour créer des passerelles qui permettent aux experts-comptables d’accéder à la plateforme de leur client.
Dois-je impérativement passer par une PDP ?
Avec la Loi Finance 2024 et l’abandon du Portail Public de Facturation (PPF) par l’État français les entreprises doivent maintenant faire appel à l'une des 70 PDP privées immatriculées par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP), la gestion de l’émission, la réception et la transmission des factures.
FACTURATION ÉLECTRONIQUE & ERP
Quel lien entre mon ERP et la gestion de la facturation électronique ?
L’ERP va vous permettre de capitaliser et de gagner un temps précieux dans le passage à la facturation électronique via les données que celui-ci collecte, centralise, consolide et détient pour faciliter, leur conversion au bon format et leur transmission à l’administration fiscale.
Quel format doit prendre la facture électronique ?
3 formats sont admis par l’administration fiscale pour la facturation électronique :
- CII (Cross Industry Invoice)
- UBL (Universal Business Language)
Ces 2 formats basés sur du XML respectent les normes internationales d’Échanges de Données Informatisés (EDI)
- Factur-X : un format mixte composé d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.
Factur-X répond aux exigences de la norme européenne EN 16931*.
C’est à ce niveau que l’Opérateur de Dématérialisation entre en jeu en offrant la possibilité de convertir les factures sous un de ces 3 formats requis.
*C’est quoi la norme EN16931 ?
C’est une norme européenne de format de facturation qui est applicable en France et dans les États membres. A noter, celle-ci comporte des spécificités propres à chaque État.
Quelles sont les informations obligatoires dans la facture électronique ?
Depuis le 1er juillet 2024 , 4 nouvelles mentions doivent figurer sur votre facture :
- Le numéro de SIREN/SIRET
- L’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de facturation
- Le type d’opération : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte
- L’option de paiement de la TVA d’après les débits
Qu’est-ce que le PPF ?
Avec la Loi finance 2024 : l’État a choisi d'abandonner son projet de Portail Public de Facturation.
Ce projet visait à centraliser et à numériser les échanges de factures entre les entreprises et l'administration fiscale au travers d’une plateforme publique gratuite. Suite à cette annonce, les entreprises devront donc avoir recours à des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) privées afin d’émettre et de recevoir des factures électroniques.
En revanche, un annuaire des destinataires des factures électroniques, ainsi qu’un concentrateur des données permettant leur transmission à l’administration fiscale devraient être mis en place par l’État. L'annuaire servira notamment à répertorier toutes les sociétés assujetties à la TVA.